Como a tecnologia está facilitando a gestão das empresas?
Imagine como era fundar uma empresa nos anos 1980. Uma pessoa percebe que faz os melhores bolos de sua região e abre uma pequena confeitaria. Nos anos 1980, após a burocracia para a regularização do negócio, o dono teria que colocar anúncios no jornal, distribuir panfletos, amostras grátis, esperar muito tempo até o retorno. Toda a contabilidade deveria ser realizada com uma planilha de papel, com um lápis e uma calculadora na mão. O dono tinha que ter um calendário sobre a mesa, com todas as datas de pagamento de fornecedores e impostos marcadas. Abrir uma empresa era um desafio, mais do que tentar conseguir clientes, de tentar manter a motivação para seguir no negócio.
Agora, veja como acontece em 2015. A pessoa consegue um aplicativo do Sebrae que acompanha passo a passo a burocracia de montar uma pequena empresa. Está montada? Ok, agora é hora de divulgar. Com poucos centavos por dia, anúncios podem ser direcionados para clientes potenciais nas redes sociais. As pessoas podem encontrar a confeitaria pelo aplicativo de mapas, no smartphone. O dono pode colocar uma pequena promoção em um site de descontos. A contabilidade, todo o controle financeiro e a produtividade dos funcionários podem ser controladas por softwares de gestão. Abrir um negócio em 2015 pode ser muito mais fácil. Mas, entenda, sendo mais fácil, cada dia mais aparecem concorrentes.
O que fazer para se diferenciar? Waldez Ludwig acredita que, nos moldes empresariais atuais, a inovação é o único fator de competitividade. As máquinas podem ser comparadas, e as empresas podem ter estruturas muito semelhantes.
Mas, para inovar é preciso ter gente. Gente criativa. E, hoje, a inovação é no campo da informática. A tecnologia de informação pode fornecer maneiras fáceis de gerenciar a empresa, de divulgar a marca, de aumentar os resultados, de vasculhar clientes. A tecnologia é parte importante, fundamental de uma empresa de sucesso. Por isso, as empresas antigas que se mantém no mercado são aquelas que se moldaram, adaptaram-se e investiram em pessoal especialista em TI.
A criatividade não tem limite. Uma empresa chinesa formada somente para garimpar oportunidades para ganhar bitcoins. Um prédio inteiro e um sistema de softwares para minerar as moedas virtuais. É a tecnologia de informação não só trabalhando para uma empresa, mas sendo o núcleo de uma.
Histórico dos sistemas de informação
Após o período das grandes guerras, iniciaram-se os estudos que visavam tornar os computadores mais funcionais para as atividades cotidianas. A partir da década de 1950, os computadores apareceram nas empresas para auxiliar nas atividades de contabilidade. Dez a vinte anos depois, passaram a auxiliar em controle de folhas de pagamento, fluxo de funcionários e mercadorias. Entretanto, as informações ficavam restritas às máquinas onde as operações eram realizadas, e transferidas por disquetes.
A partir do final da década de 1990, a internet e os computadores em rede permitiram que os softwares avançassem. O gerenciamento de toda a produtividade das empresas passou a ser realizado com a ajuda de máquinas, cada vez mais potentes. Os funcionários em rede podiam trocar dados de forma muito mais rápida dentro da empresa. Os memorandos, relatórios e avisos passaram a ser enviados instantaneamente por e-mail.
Nos últimos dez ou quinze anos, com o boom das redes sociais e a rápida conexão com os smartphones, os softwares se tonaram mais dinâmicos. Além do gerenciamento, oferecem opções de calendários, mapas, marketing, vendas, compras, etc. O consumido que quer um sorvete precisa somente pegar o telefone, abrir o mapa, clicar sorveteria, e terá uma lista dos estabelecimentos mais próximos, com endereços, preços médios e comentários de clientes.
A tecnologia se tornou parte da vida das pessoas. E as empresas, sabendo que não podem ficar para trás, assimilaram is
so. Compreenderam que a inovação depende da criatividade, e isso vem de funcionários bons, motivados e capacitados.
Os softwares atuais permitem controlar o fluxo de funcionários, reduz o gasto com pessoal (lembrem-se de máquinas substituem pessoas, o que pode não ser ruim, pois abre a possibilidade de investir em outras funções), reduz a demora nos processos, aumenta os ganhos de produtividade, gerenciam melhor os estoques, tornam a burocracia mais simples e eficiente e mais rápidas e eficazes as tomadas de decisões.
Mas, como uma pessoa pode se tonar um empreendedor em sistemas de informação voltados para uma empresa? Como uma pessoa pode criar um aplicativo que seja necessário para a vida das pessoas. Porque, criar um jogo é uma coisa. Criar um sistema que integre uma empresa a seus consumidores é algo completamente diferente.
Primeiramente, deve aprender sobre o funcionamento e organização da empresa ou meio em que o empreendedor está inserido. Segundo, compreender plenamente e dominar as tecnologias existentes e já utilizadas. Estar bem informado e sempre atualizado sobre as inovações pode ser de grande ajuda. Quando o empreendedor já compreende o contexto em que está inserido, deve começar a responder: o que eu poderia fazer que facilitaria a vida dos funcionários de uma empresa? Ou, o que as pessoas precisam? O que eu poderia fazer para tornar um determinado processo mais rápido, simples, eficiente ou mais barato? Como melhorar a tecnologia atual? Posso criar um software ou um hardware que seja necessário para alguma empresa?
Principais softwares para empresas na atualidade são simples, baratos ou gratuitos. Podem funcionar dentro da empresa ou ligá-la com os seus clientes. Vejamos alguns exemplos:
A tecnologia de informação não fica restrita a indústrias os serviços. Está presente no setor primário, através de softwares agrícolas. Estes softwares permite o controle de dados de irrigação, adubação, semeadura, datas, pluviosidade, temperaturas, histórico de produtividade, alerta sobre atividades. Alguns softwares fazem previsão de infestação e infecção de insetos e doenças, a partir de dados de crescimento coletados em pesquisa e que são cruzados com datas de chuva e dados diários de temperatura e umidade relativa do ar. O produtor pode ficar conectado a aplicativos que monitoram o mercado, avaliam as bolsas para ficar atento aos preços dos produtos, escolhendo o melhor período para compra e venda.
Atualmente, as empresas de internet, telefonia e televisão por assinatura oferecem suporte remoto para o cliente. Esse serviço é um fator de diferenciação no mercado. Tratava-se de uma inovação há alguns anos, mas é comum hoje em dia. O investimento em bons servidores, permitiram que estas empresas possam investir em serviços de armazenamento de dados e back-up.
As empresas podem, ainda, investir em programas que funcionam como cronômetros que medem a produtividade dos funcionários frente ao computador, cadastro completo de clientes, fornecedores, vendedores, transportadoras entre outros, adaptados à plataformas distintas para trabalho em Office, envio de formulários sem a necessidade de acesso ao programa emissor da Receita Federal, controle financeiro, movimentação de notas eletrônicas, controle de patrimônio e almoxarifado, gerenciamento de autônomos, estagiários, prestadores e tomadores de serviços, relatório de custo médio por funcionário, elaboração de relatórios e armazenamento, das informações das folhas de pagamento, férias, 13º salário etc., controle de ponto, gerenciamento de apuração de impostos, compartilhamento de documentos pela internet e prestação de contas em busca de transparência (necessário para empresas de capital aberto).
Existem dois tipos principais de softwares para as pequenas empresas: tipo ERP (sigla Planejamento de Recursos Empresariais) e CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente).
O ERP gerencia o fluxo de matéria-prima e mão de obra. O CRM gerencia o relacionamento da empresa com os clientes. Todo o que gira em torno destas tarefas estão incluídos em cada programa específico. Ou seja, cada empresa pode ter um software mais adequado às suas necessidades. Um bom grupo de TI pode indicar maior eficiência.
E com a tecnologia de internet em nuvem, o custo diminui, pois permite que as empresas comprem os softwares e recebam assessoramento remoto. É bom, simples e de baixo custo. Neste caso, as empresas não precisam investir em um departamento de TI. Ideal para micro empresas.
Para quem está tentando inovar, empreender e montar uma empresa, uma pequena busca no Google pode oferecer inúmeras sugestões de softwares para ajudar desde a concepção da ideia até o contato com o consumidor potencial. Compreender a tecnologia não é somente um incremento para um negócio de sucesso, é um requisito básico para quem tem ambição.
Colaborador: Yuri Cordeiro (formado em Sistemas. Atualmente cursando Marketing)
